企业如何进行合同管理

  随着企业发展,合同管理逐渐被越来越多的企业所重视,无论是从风险防控、各种审计亦或者企业经营数据统计分析各个角度,合同都越来越被企业所重视。以下是本人对于传统企业逐步建立合同管理系统的一些心得体会。希望可以对大家有所帮助。

  企业下所涉及的合同种类往往非常广,将合同进行有效的分类,对主要合同分类进行可细分,以一个大类多个子类的方式,可以更有效的管理合同,方便查找统计。

  将已经分好类别的合同按照一个特定的序列进行编号,从编号便可以快速看出合同的主信息(如我方主体、收付款、年份、合同类别等),之后按照合同编号进行档案留存。这样查询起来,就好像建立了索引一样高效。合同编号的设计要具有一定的可扩展性。

  随着合同的签署执行,可以将合同进行归档,将合同的所有相关资料收集起来,放到一起收集起来,即不会丢失文件信息,又方便查找相关信息。归档往往发生在合同整个生命周期结束后(也可以在生效时进行)。

  随着合同量的增多,查询纸质合同会越来越麻烦,有条件最好还是保存份合同文件电子版,之后使用合同编号分类等方法进行存储,电脑的执行效率比人高得多,不需要看合同原件的时候,可以很快捷的找到需要的合同。

  每隔一段时间,将已经履行完毕的合同文件统一存放起来,存放时也需要进行规范的分类,切勿随意堆在一起。

  刚开始管理合同,可以使用EXCEL将合同编号与合同名称等主要信息进行记录,方便查找相关信息,并且如果是计划经营类的部门,可以同步记录一些计划经营数据进行汇总,方便日常工作。

  企业可以将经常签署的合同做成合同模版,通过合同模版来签署合同,这样可以减少合同信息出现错误的问题,并且可以减少企业风险,节省业务人员与审批人员时间。

  企业下的每一个部门可以设立一个部门合同管理员,进行合同编号的发放和合同文件的管理工作,避免编号重复,编号出错,造成不必要的错误。同时也可以使部门有效的管理合同,方便统计部门经营数据。

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