企业采购管理制度

  XXXXX 采购管理制度 编号:XXXXXXXXXX 号 一、目的: 为加强采购计划管理,规范采购工作,保障公司生产经营活动所需物品的正 常持续供应,降低采购成本,特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经 营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品) 。 三、职责权限 1、总经理负责采购管理制度的审批; 2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核; 3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。 4、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)的采购由企管部负责;非 经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。 四、采购原则 1、询价比价原则 物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、 售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定 最终价格,临时性应急购买的物品除外。 2、一致性原则: 采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市 场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下, 采购人员须及时反馈信息供 申请部门更改请购单或作参与。 如确因特定条件数量不能完全与请购单一致,经 审核后,差值不得超过请购量的 5—10%。 3、低价搜索原则: 采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动 态及最低价格,实现最优化采购。 4、廉洁原则: (1)自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。 (2)廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手。 (3)严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。 (4)加强学习,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市 场信息。 (5)工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。 5、招标采购原则: 凡大宗或经常使用的物品,都应通过询议价或招标的形式,由企管、财务等 相关部门共同参与,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货 协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品,除缩 短招标间隔时限外,还应随时掌握市场行情,调整采购价格。 6、审计监督原则: 采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人 员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员 工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。 五、采购流程 1、采购申请: 物品(物资)需求部门根据生产或经营的实际需要,由企管部负责采购物品 每月 25 日前、 由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月 25 日前提出采 购申请,填写《请购单》 ,请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、 参考价格、用途等,若涉及技术指标的,须注明相关参数、指标要求。按采购申 请流程,由各相关部门审批,经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采 购申请提出议异者,应于 2 个工作日内将意见反馈给采购申请部门。 2、询价比价议价: (1)每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。 (2)采购员接到报价单后,需进行比价、议价,并填写《询价记录表》 ,按 低价原则进行采购。 (3)属下列情况者,无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、 原厂零配件无代用品,但仍需留下报价记录。 3、样品提供和确认: (1)若须进行样品提供和确认的,须确定送样周期,由采购人员负责追踪, 收到样品后, 须第一时间送交需求部门进行确认,必要时需会同财务部等部门相 关人员予以确认。 (2)对于需要保存样品的,须作封样处理,以便日后作收货比较。 4、供应商选择: (1)具有合法经营主体者。 (2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者。 (3)信誉良好者。 (4)客户认可的供应商。 采购人员须建立供应商信息台帐。 5、合同签定: (1)供应商经送样审查合格后,由采购部门与选定的供应商签订合同。 (2)交易发生争执时,依据合同的核定条款进行处理。 6、进度跟催 (1)为确保准时交货,采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处 跟催,以确保物品(物资)能适时供应。 (2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的,采购人员须提前通知 需求部门, 寻求解决办法, 并须重新和供应商确定新的交货期, 并知会需求部门。 7、验收入库: 采购物品 (物资) 到公司后, 属经营性固定资产、 材料、 配件等物品 (物资) 、 非经营性固定资产、 大宗劳保用品等经需求部门验收,办公用品等常用品经库管 验收合格后,库管开具《入库单》 ,按流程办理入库手续。如验收不合格的,由 验收部门通知采购部门,2 日内办理换(退)货手续。 8、对帐付款: 采购物品(物资)办理入库后,由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款 方式办理付款手续。 9、采购流程图: (附后) 六、考核: 凡违反本制度的人员,依照公司相关管理制度进行处罚。 七、本制度解释权归人力资源行政部,自公布之日起执行。 八、本制度附件: 1、 《XXXXX 请购单》 2、 《XXXXX 询价记录表》 XXXXXXXX 集团有限公司 XXXX 年 XX 月 XX 日 采购流程图 流程 采购申请 作业要求 1、物资需求部门根据生产或经营实际需要 填写请购单 记录表单 请购单 责任单位/人 需求部门 接收请购单 1、接收已核准的请购单 请购单 采购员 1、采购人员依需求缓急,参考采购历史记 询价比价议价 询价记录 表 采购员 录或供应商所提供的资料,至少精选两家 以上供应商进行比价和议价 样品提供确认 1、以满足需求部门所提出的性能、指标、 品质为原则 申请单 采购员 供应商选择 1、依优质低价原则进行选择 询价记录 表 需求部门/企 管部/采购员 采购员 签订采购合同 1、依据供需双方确定的条件签订合同 采购合同 进度跟催 1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确 认,发生异常及时处理 采购合同 采购员 验收入库 1、按采购需求进行验收,办理入库手续 1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理 入库单 送货单 发票 支付凭证 库管员 /需求部门 库管员 采购员 对帐/整理付款 资 料 汇总 2、采购员根据库管员提供的相关资料进行 对帐,到财务部办理付款 XXXXX 请购单 申请单位: 序号 物品名称 厂家/品牌 缓急程度 规格型号 单位 申请日期: 需求数量 年 用途 月 日 库存 编号: 请购数量 备注 需用日期 经办人: 企管部(人力资源行政部)审核: 财务总监: 部门负责人: 申请部门分管领导: 审核部门分管领导: 库管: 总经理: XXXXX 询价记录表 编号: 拟定 序号 物料名称 规格/质量标准 付款及开票方式 单位 数量 单价 合计 报价单位 报价人 联系方式 供应商 采购员: 采购部门负责人: 分管领导: 财务总监: 总经理: 采购物品验收单 编号: 序号 品名 规格型号 单位 数量 验收意见 请购单号 验收部门负责人: 验收经办

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